Smart working, la punta dell’iceberg

Anche in Italia lo smart working rappresenta un fenomeno in rapida crescita. Sono infatti 305mila i lavoratori cosiddetti agili, vale a dire i lavoratori che godono di autonomia nella scelta delle modalità di lavoro in termini di luogo, orario e strumenti utilizzati: il 14 per cento in più rispetto all’anno precedente. A crescere è anche l’adozione dello smart working tra le grandi imprese: il 36 per cento ha già lanciato progetti strutturati, mentre una su due ha avviato o sta per avviare un progetto. Ma le iniziative che hanno portato a un ripensamento complessivo dell’organizzazione del lavoro sono ancora limitate e riguardano circa il 9 per cento delle grandi aziende.
L’interesse verso il lavoro agile cresce anche tra le piccole medie imprese, sebbene a prevalere siano gli approcci informali: il 22 per cento ha progetti di smart working, ma di queste solo il sette per cento lo ha fatto con iniziative strutturate; un altro sette per cento di piccole e medie imprese non conosce il fenomeno e ben il 40 per cento si dichiara non interessato, in particolare per la limitata applicabilità nella propria realtà aziendale.
Nella pubblica amministrazione solo il cinque per cento degli enti ha attivi progetti strutturati e un altro quattro per cento pratica il lavoro agile informalmente. Ma a fronte di una limitata applicazione c’è un notevole fermento, con il 48 per cento degli intervistati ritiene l’approccio interessante, un ulteriore otto per cento ha già pianificato iniziative per il prossimo anno e solo il 12 per cento afferma di non essere interessato.

Sono questi alcuni dei numerosi dati contenuti nella ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, presentata nei giorni scorsi al convegno Smart Working: sotto la punta dell’Iceberg.
“Sotto la superficie del lavoro agile così come oggi lo conosciamo, c’è una grande opportunità di contribuire a ripensare il lavoro del futuro per rendere imprese e pubbliche amministrazioni più produttive e intelligenti, lavoratori più motivati e capaci di sviluppare talento e passioni, una società più giusta, sostenibile e inclusiva – sostiene Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio –. I benefici per imprese, lavoratori e società sono troppo importanti per non sviluppare immediatamente un piano di interventi volto ad accompagnare e incentivare un fenomeno in grado di dare nuovo slancio al sistema Paese”.
Il lavoro da remoto è una realtà, ma quel che si vede è solo la punta dell’iceberg: sono ancora pochi i progetti di sistema che ripensano i modelli di organizzazione del lavoro ed estendono a tutti i lavoratori flessibilità, autonomia e responsabilizzazione. Eppure, i benefici economico-sociali potenziali sono enormi: l’adozione di un modello maturo per le imprese può produrre – secondo i dati diffusi dall’Osservatorio – un incremento di produttività pari a circa il 15 per cento per lavoratore, che a livello di sistema Paese significano 13,7 miliardi di euro di benefici complessivi. Per i lavoratori, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti; per l’ambiente, invece, determina una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno.
“C’è ancora molto da fare per rendere il lavoro agile un’occasione di cambiamento profondo della cultura organizzativa – afferma Fiorella Crespi, direttore dell’Osservatorio Smart Working –. Occorre pensare a modalità di lavoro innovative anche per la maggioranza dei lavoratori esclusi, soprattutto nelle PMI e nelle Pubbliche Amministrazioni, dove, nonostante gli apprezzabili sforzi a livello normativo, la diffusione oggi è tutt’altro che incoraggiante. Le azioni di sistema portano a sperare a un cambio di passo per il prossimo anno, in cui lo smart working possa rivelarsi un’occasione di rilancio per tanti lavoratori”.
Per quanto riguarda gli smart worker, il loro numero è aumentato rispetto al 2016 e oggi interessa l’otto per cento del totale dei lavoratori della popolazione considerata. Nel complesso se ne stimano 305mila nel nostro Paese. Il fenomeno tocca per ora principalmente il settore privato, e in particolare la grande impresa, ma non è estraneo ai lavoratori della pubblica amministrazione, che rappresentano il 17% dei lavoratori agili complessivi, una quota destinata a crescere grazie alla direttiva della riforma della Pubblica Amministrazione, che punta a coinvolgere almeno il dieci per cento dei dipendenti di ciascuna organizzazione pubblica entro tre anni in progetti di smart working o di flessibilità nell’organizzazione del lavoro.
Il 31 per cento degli smart worker dichiara di lavorare in un’organizzazione che ha progetti strutturati di lavoro remoto; la restante parte in contesti in cui non è formalizzato oppure gode di forme di flessibilità legate al proprio ruolo. Rispetto agli altri lavoratori, i lavoratori smart sono caratterizzati da un’elevata mobilità nei luoghi di lavoro: trascorrono mediamente solo il 67 per cento del tempo lavorativo in azienda, contro l’86 degli altri. Inoltre, sono sempre meno legati a una singola postazione: diminuisce, rispetto all’anno passato, il tempo dedicato al lavoro fisso alla propria postazione (39 per cento) a favore di quello svolto da altre postazioni all’interno delle sedi di lavoro (15) o in altre sedi della propria azienda (13); per la restante parte del tempo gli smart worker lavorano in luoghi esterni alla propria azienda (da clienti o fornitori, a casa o in spazi di coworking).
Rispetto alla media dei lavoratori gli smart worker sono più soddisfatti del proprio lavoro: soltanto l’un per cento si ritiene insoddisfatto (contro il 17 degli altri lavoratori), il 50 per cento è pienamente soddisfatto delle modalità di organizzazione del proprio lavoro (22 per gli altri), il 34 per cento ha un buon rapporto con i colleghi e con il capo (16 per gli altri). Inoltre, gli smart worker ritengono di avere una padronanza più adeguata di competenze soft relazionali e comportamentali legate al digitale (digital soft skills), che consentono alle persone di utilizzare efficacemente i nuovi strumenti digitali per migliorare produttività e qualità delle attività lavorative. In particolare, gli smart worker hanno una superiore capacità di collaborare efficacemente in team virtuali esercitando una leadership: solo l’un per cento ritiene di non avere sviluppato in maniera soddisfacente questo tipo di skill, a fronte del 27 degli altri lavoratori.

Miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e abbattimento dei costi per gli spazi fisici sono i principali benefici ottenibili dall’introduzione dello smart working nelle aziende. L’Osservatorio stima l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello maturo di lavoro agile dell’ordine del 15 per cento. Proiettando l’impatto a livello complessivo di sistema Paese – considerando che sulla base della tipologia di attività che svolgono i lavoratori che potrebbero fare smart working sono almeno cinque milioni e che attualmente gli smart worker sono 305mila – l’effetto dell’incremento della produttività media del lavoro in Italia – ipotizzando che la pervasività del fenomeno possa arrivare al 70 per cento dei lavoratori – si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro.
I vantaggi per i lavoratori si misurano anche in termini di riduzione dei tempi e costi di trasferimento, miglioramento del work-life balance e aumento della motivazione e della soddisfazione. Si può stimare, ad esempio, che il tempo medio risparmiato da uno smart worker per ogni giornata di lavoro da remoto sia di circa 60 minuti; considerando che ciascuno faccia anche solo una giornata a settimana di remote working il tempo risparmiato in un anno è dell’ordine di 40 ore per ciascun lavoratore smart.

Oltre la metà delle grandi imprese ha già o sta per lanciare iniziative più o meno strutturate di smart working. Il 36 per cento del campione dichiara progetti strutturati (che riguardano cioè almeno due delle leve di progettazione tra flessibilità di luogo, di orario, ripensamento spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto). Per il sette per cento lo smart working è presente in modo informale; il nove per cento del campione intende introdurlo nei prossimi 12 mesi; tutte le grandi imprese interpellate conoscono il fenomeno; solo il 13 per cento non lo ritiene di interesse o di non sapere se verrà adottato nella propria realtà. Tuttavia, soltanto nel 26 per cento dei casi in cui le aziende hanno progetti strutturati, lo smart working può ritenersi maturo e coinvolge una percentuale rilevante di lavoratori.
Lo smart working come ripensamento complessivo dell’organizzazione del lavoro, che riguarda anche lo sviluppo di nuovi strumenti e competenze digitali e la diffusione di modelli manageriali basati su autonomia e responsabilizzazione sui risultati, tocca appena il nove per cento delle grandi aziende presenti in Italia. Positivo il trend per i prossimi tre anni: la gran parte delle organizzazioni con un progetto strutturato prevede di concentrarsi sull’estensione dell’accesso alle iniziative esistenti a più persone all’interno dell’azienda (74 per cento), sullo sviluppo di nuove forme di smart working per figure professionali che attualmente non lo possono praticare (63 per cento) e sulla diffusione di una cultura basata sulla definizione di obiettivi, la responsabilizzazione sui risultati e la valutazione delle performance (63 per cento).
“Tra i principali obiettivi di evoluzione dei progetti di smart working maturi c’è quello di traghettare le organizzazioni verso una cultura del lavoro meno legata al presenzialismo e più volta al risultato, una result based organization – commenta il responsabile scientifico –. Le organizzazioni che hanno progetti strutturati di smart working hanno compreso la necessità di basare il lavoro sulla valutazione del risultato e in un numero crescente di organizzazioni esistono forme di valutazione dell’andamento dei progetti. Purtroppo, esclusi i casi evoluti, il rischio è quello di fermarsi solo all’effetto moda, anche per i limiti nella cultura manageriale delle imprese nel nostro Paese”.
Nelle PMI lo smart working è ancora un fenomeno emergente. Il sette per cento dichiara di avere iniziative strutturate di lavoro agile; il 15 per cento, pur non avendo iniziative strutturate, lavora di fatto informalmente in questo modo; il 3 per cento prevede di lanciare un’iniziativa entro i prossimi 12 mesi e il 12 per ceno è in generale possibilista in merito all’introduzione.
Le motivazioni principali che guidano l’interesse delle piccole e medie organizzazioni verso lo smart working sono il miglioramento della produttività e della qualità del lavoro (67 per cento), del benessere organizzativo (27) e della conciliazione tra vita privata e professionale (16). Tuttavia, il 40 per cento non è interessato all’introduzione dello smart working: si tratta soprattutto di aziende che operano nei settori manifatturiero (33 per cento), costruzioni-riparazioni-installazioni (17), commercio (15) e hospitalty & travel (15). La motivazione principale è la limitata applicabilità nella loro realtà, come dichiara il 53 per cento delle aziende, seguita dal disinteresse da parte del management (11) e dal limitato grado di digitalizzazione dei processi (7).

Nonostante gli apprezzabili sforzi a livello normativo (l’approvazione della legge, le iniziative del dipartimento Pari Opportunità e la direttiva della riforma Madia), lo smart working nella pubblica amministrazione è solo all’inizio. Solo il 5 per cento delle pubbliche amministrazioni italiane coinvolte nella ricerca ha progetti strutturati di smart working, mentre un altro 4 per cento dice di praticarlo informalmente. A differenza di quanto avviene nelle PMI sono in pochi a non conoscere per nulla il concetto di smart working (3 per cento) e quasi la metà del campione (48) dichiara interesse per una prossima introduzione. Al tempo stesso, il 32 per cento delle pubbliche amministrazioni ammette esplicitamente assenza di interesse o di non sapere se sarà introdotta in futuro. Le motivazioni principali sono la percezione che non si possa applicare alla propria realtà (66 per cento) e la percezione di carenze di normativa.
“Come nel settore privato, nel pubblico sono gli enti di maggiori dimensioni i più propensi ad approcciare questo nuovo modo di lavorare: il 67 per cento degli enti che dichiara di avere già iniziative, formali o informali o di volerle introdurre entro i prossimi 12 mesi, occupa oltre 100 addetti – sostiene Corso –. Le iniziative presenti, però, molto spesso sono in fase sperimentale e vedono il coinvolgimento di una popolazione molto contenuta, di solo poche unità. Il gap maggiore con la grande impresa si riscontra nell’adeguatezza di dotazione tecnologica per il lavoro da remoto: solo il 58 per cento degli enti pubblici ha una dotazione adeguata, contro l’88 delle grandi aziende”.

La disponibilità di tecnologie digitali è una condizione necessaria per permettere alle persone di svolgere il proprio lavoro anche da remoto. Nelle grandi organizzazioni, a prescindere dalla presenza di un progetto di smart working, le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse: in modo particolare le soluzioni a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device (95 per cento) e device mobili e mobile business app (82). Molto spesso sono presenti servizi di social collaboration integrati a supporto della collaborazione e della condivisione della conoscenza (61 per cento), mentre meno diffuse sono le workspace technology che permettono un utilizzo più flessibile degli ambienti, agevolando il lavoro in mobilità all’interno delle sedi aziendali (36 per cento).
“Resta inadeguata invece la capacità di utilizzo delle tecnologie tra i lavoratori – sottolinea Crespi – Per questa ragione, oltre all’introduzione degli strumenti digitali, è fondamentale agire sullo sviluppo di digital skills, comprese quelle di natura soft e non legate ai singoli strumenti. I Cio e gli It executive evidenziano come la competenza prioritaria da sviluppare sia la capacità di ripensare prodotti, processi e attività lavorative utilizzando nuovi strumenti e canali digitali, insieme alla capacità di collaborare in team virtuali, esercitando una leadership adeguata al contesto digitale”.
In occasione del convegno, sono stati assegnati gli Smart Working Award 2017, il premio dell’Osservatorio per le aziende che si sono distinte per capacità di innovare le modalità di lavoro in ottica sart working. Sono state premiate AXA Italia per il progetto Smart working, smart life, CNH Industrial per Lavoro da Casa, Costa Crociere per Sm@rt Working Costa-Moving Forward!, Generali Italia per New Ways Of Working e Hilti per Smart Working@Hilti. Menzione speciale a Benetton per il progetto Stretch your Time.